Co se děje na VŠE?

27. 9. 2017 - Startup Festival

Termíny

28. 9. 2017 - VŠEFEST

Další termíny »

Hledat
Pokročilé hledání

Metodický pokyn k zavedení elektronické spisové služby AthenA (PK 01/2017)

Platný předpis, stav dokumentu: 0

Soubor PDF tohoto předpisu je k dispozici: zobrazit PDF

Anotace:
Příkaz kvestora popisuje základní postupy a kroky v průběhu zavedení elektronické spisové služby AthenA (dále jen ESS AA) na VŠE a doplňuje současný Spisový řád VŠE.

  Zpracovatel Přezkoumal Schválil
Jméno Jiří Němeček
Ing. Monika Málková
  Ing. Libor Svoboda
Útvar/funkce Odbor správy majetku   kvestor
Datum 22. 3. 2017   22. 3. 2017
Podpis Jiří Němeček, v.r.
Ing. Monika Málková, v.r.
  Ing. Libor Svoboda, v.r.
Platnost od 1. dubna 2017 Platnost do: odvolání
Účinnost od 1. dubna 2017 Účinnost do: odvolání

1) S účinností od 1. 4. 2017 bude na VŠE spisová služba vedena prostřednictvím ESS AA.

Dokument – jedná se o písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné záznamy (zaznamenané informace) doručené do VŠE nebo vzniklé její vlastní činností. Dokument je jeho konečná podoba a právně či jinak závazná (dokumentem není znění návrhů a materiálů pro jednání orgánů, mailová korespondence mezi zaměstnanci a útvary VŠE). Za dokument se dále nepovažují především reklamní letáky, vizitky, novoročenky, materiál s ISBN, ISSN apod.

2) Postup zpracování dokumentů ESS AA na VŠE

A) Podatelna (Výpravna)

Příchozí dokumenty

Centrální podatelna a podatelna v Jindřichově Hradci jsou pozice v ESS AA, na kterou jsou přiřazeni konkrétní uživatelé. Podatelna zajišťuje na vstupu příjem dokumentů:

  • Listinné (analogové) – podatelna zaeviduje doporučenou poštu do ESS AA. V rámci evidence příchozího dokumentu jsou zaevidována všechna povinná metadata a na závěr tohoto kroku obsluha vybere pozici spisového uzlu, kterému dokument předává. Systém automaticky vydá evidenční číslo a toto číslo obsluha vepíše do podacího razítka (buď na dokument, nebo na obálku – toto dle toho, zda bude obálka evidována uzavřená či otevřená) a uloží originál do příslušné přihrádky pro fyzické předání dokumentu na spisový uzel nebo pro skenovnu.

Odchozí dokumenty

Pozice Podatelna (Výpravna) zajišťuje i vypravení dokumentů z VŠE směrem ven.

  • Listinné (analogové) dokumenty jsou v ESS AA již zaevidovány, výpravna porovnává předané obálky se zápisy v ESS AA a přiděluje jim stav Odesláno. Po zpracování všech obálek z ESS AA vytiskne Poštovní podací arch.

B) Podatelna (Výpravna) datových zpráv

Datové zprávy přijímá a odesílá pověřená osoba.

C) Pozice Sekretariát (sekretariáty fakult a podřízené sekretariáty kateder, celoškolských pracovišť apod.)

Tato pozice je nastavena pro ty uživatele ve spisovém uzlu, kteří jsou garanty elektronické spisové služby.

Příchozí dokumenty

Na VŠE budou existovat dva druhy nastavení sekretariátů:

  • Sekretariáty, na kterých bude „končit“ výkon ESS AA a tato pozice bude zajišťovat elektronickou spisovou službu pro ostatní zaměstnance příslušného útvaru.
    Práce na takové pozici bude obnášet následující kroky – otevření přiděleného dokumentu v ESS AA, porovnání s analogovým dokumentem (evidenční číslo), do Věci doplnění jména uživatele, kterému bude dokument fyzicky předán, další zpracování dokumentu - přidělení čísla jednacího, spisového znaku, vložení do spisu, zadání způsobu vyřízení a uzavření. Pokud se bude jednat o elektronický dokument, postupuje pracovník sekretariátu analogicky, zde navíc vytiskne datovou zprávu nebo e-mail a předá koncovému uživateli. Tyto sekretariáty budou zároveň zajišťovat ukládání originálů fyzických dokumentů například do připravených archivních krabic – kritériem (a názvem spisu) je jméno uživatele a spisový znak (skartační značka, doba skartace – příklad S/5). Zaměstnancům příslušného útvaru budou předávat kopie originálů nebo vytištěné datové zprávy a e-maily.
  • Sekretariáty, které budou předávat dokumenty ostatním uživatelům ve svém spisovém uzlu – tedy výkon ESS AA se posune až k jednotlivým zaměstnancům příslušného útvaru.
    Práce na takové pozici znamená elektronické předání dokumentu na konkrétního zaměstnance útvaru, následuje i předání originálu analogového dokumentu.

Oba druhy pozice Sekretariát mají možnost zaevidovat do ESS AA i externí dokumenty, které někdo přinese například osobně na jednání. Evidenční číslo je napsáno do pravého horního rohu dokumentu.

Dokumenty předané omylem nesprávnému pracovníkovi se vrací vždy na pozici, která jim je předala. Sekretariáty vrací nesprávně předaný dokument v ESS AA zpět na pozici Centrální podatelny nebo na pozici Podatelna Jindřichův Hradec.

Odchozí dokumenty

  • Sekretariáty, které vykonávají ESS AA za všechny zaměstnance příslušného útvaru – zaměstnanec daného útvaru zažádá sekretariát o přidělení čísla jednacího; musí ovšem sekretariátu sdělit minimálně Věc, spisový znak, způsob vyřízení a způsob odeslání a komu je dokument určen. Následně je na dokument doplněno číslo jednací, analogový dokument je 2x vytištěn, 1x vložen do obálky k odeslání a 1x předán na sekretariát k archivaci (příp. v jiném počtu vyhotovení). Postup je možno na spisovém uzlu dohodnout i elektronicky – dokument je zaslán na sekretariát mailem a sekretariát na základě informací z mailu provede všechny potřebné kroky v ESS AA).
    Elektronicky bude vždy probíhat odesílání datové zprávy. Zaměstnanec příslušného útvaru připraví datovou zprávu, nechá ji schválit, případně elektronicky podepsat a dokument ve formátu PDF, případně s elektronickým podpisem, zašle na sekretariát k odeslání. Sekretariát zaeviduje datovou zprávu do ESS AA a předá odpovědné osobě na uzel Podatelna (Výpravna) datových zpráv k odeslání.
  • Sekretariáty, u nichž nekončí výkon ESS AA, odnesou do Podatelny (Výpravny) připravené obálky, odeslání datových zpráv si zaměstnanci příslušného útvaru zajišťují přes odpovědnou osobu na spisovém uzlu Podatelna (Výpravna) datových zpráv.

D) Pozice koncový referent

Příchozí dokumenty

  • Pokud je koncový referent zařazen na spisovém uzlu, kde pozice sekretariát vykonává ESS AA za všechny své uživatele – sekretariát předá referentovi kopii analogového dokumentu nebo vytištěnou datovou zprávu.
  • Pokud je koncový referent zařazen na spisovém uzlu, kde výkon ESS AA končí – pak zabezpečuje úplné zpracování příchozího externího dokumentu.

Odchozí dokumenty

  • Pokud je koncový referent zařazen na spisovém uzlu, kde pozice sekretariát vykonává ESS AA za všechny své uživatele – vytvoří interní dokument a požádá sekretariát o přidělení čísla jednacího (přitom sekretariátu sdělí všechna potřebná metadata – spisový znak – pro přidělení do spisu, způsob zpracování, způsob odeslání a adresáta). Číslo jednací doplní do dokumentu, vytiskne ho 2x, podepíše a 1x vloží do vytištěné obálky a 1x předá sekretariátu k založení. Obálku předá na sekretariát k odnosu do podatelny (výpravny) nebo odnese obálku na podatelnu (výpravnu) rovnou.
    Dokument k odeslání datovou schránkou ve formátu PDF a případně elektronicky podepsaný koncový referent odešle mailem na sekretariát.
  • Pokud je koncový referent zařazen na spisovém uzlu, kde výkon ESS končí až na koncových referentech, vyřizuje si interní dokumenty kompletně sám. Připravené analogové obálky koncový uživatel odnese na sekretariát nebo rovnou do podatelny (výpravny).

E) Ostatní agendové systémy

Příchod dokumentů vztahujících se k ekonomické agendě (iFIS), studijní agendě (InSIS) a smluv o ubytování budou v ESS AA zaevidovány (nezískají číslo jednací). Fyzicky se následně dokumenty předají do příslušných agend a v ESS AA se s nimi dále nebude pracovat.

Rozdělovník:

Spisový uzel Vedoucí a pověření pracovníci
Spisovna Jiří Němeček
Štěpánka Binarová
Dana Vimerová
Podatelna Jindřichův Hradec Hana Piklová
Monika Bromová
Rektor Prof. Ing. Hana Machková, CSc.
Bc. Tereza Šubrtová
Studijní a pedagogická činnost doc. Ing. Petr Dvořák, Ph.D.
Milena Ptáčková
Správa poplatků za studium Kristina Kurišová
Strategie doc. Ing. Jakub Fischer, Ph.D.
Martina Pavlicová
Mezinárodní vztahy a informační systémy doc. Ing. Jiří Hnilica, Ph.D.
Ing. Veronika Pacltová
Věda a výzkum prof. Ing. Petr Musílek, Ph.D.
Květa Lašová
Oddělení kontroly, informací a stížností RNDr. Iva Hejdučková
Útvar interního auditu Ing. Jarmil Formánek
Akademický senát Ing. Veronika Skočdopolová, Ph.D.
Fakulta financí a účetnictví doc. Ing. Ladislav Mejzlík, Ph.D.
Bc. Darina Anežka Kubová
Fakulta mezinárodních vztahů doc. Ing. Josef Taušer, Ph.D.
Monika Vydrová
Fakulta podnikohospodářská prof. Ing. Ivan Nový, CSc.
Klára Vacková
Fakulta informatiky a statistiky doc. RNDr. Luboš Marek, CSc.
Petra Šarochová
Národohospodářská fakulta doc. Ing. Miroslav Ševčík, CSc.
Eva Horová
Fakulta managementu doc. Ing. Vladislav Bína, Ph.D.
Hana Piklová
Monika Bromová
Útvary kvestora Ing. Libor Svoboda
Ilona Polanecká
Právní oddělení Mgr. Jaroslava Eislerová
Mzdové a personální oddělení Ing. Jana Laifrová
Centrum informačních a knihovnických služeb Ing. Václav Šubrta
Jana Procházková
Centrum tělesné výchovy a sportu Mgr. Tomáš Pachl
Alena Hůlková
Certifikační ústav Prof. Ing. Miloš Mařík, CSc.
Mgr. Renáta Budilová
Institut oceňování majetku Prof. Ing. Miloš Mařík, CSc.
Mgr. Renáta Budilová
Francouzsko-český institut řízení Prof. Ing. Hana Machková, CSc.
Mgr. Vlaďka Karetová
Institut krizového managementu Ing. Zdeněk Kopecký, Ph.D.
Hana Střihavková
Nakladatelství Oeconomica PhDr. Libuše Doubravová
Josef Rynda
Výpočetní centrum RNDr. Karel Nenadál
Dominika Táborská
xPORT Business Accelerator doc Ing. Ota Novotný, Ph.D.
Karolína Flégrová
Správa účelových zařízení Ing. Ota Zima, CSc., MBA
Martin Semrád
Jitka Svobodová

 

Technická pomoc v případě komplikací:

Jiří Němeček – jiri.nemecek@vse.cz, tel: 224 095 673

Ing. Monika Málková – monika.malkova@vse.cz, tel: 224 095 663

Přílohy tohoto předpisu:

  • Tento předpis nemá žádné přílohy.

Související stránky (nejsou součástí předpisu):

  • K předpisu nebyla zadána žádná související stránka.