Administrativní postupy přípravy a realizace rozvojových projektů na VŠE (SR 9/2021)

Anotace

1 Základní ustanovení

1.1 Tato směrnice upravuje administrativní postupy projektů na VŠE ve všech fázích projektu od přípravy a jeho schválení, přes realizaci až po ukončení projektu, udržitelnost, archivaci a kontrolu a audit.

1.2 Tato směrnice se vztahuje na všechny projekty, které v jakékoliv fázi projektového cyklu vyžadují za VŠE podpis rektora jako statutárního orgánu, a to s výjimkou:
(a) projektů vědy a výzkumu financovaných z jiných než evropských strukturálních a investičních fondů,
(b) projektů organizace výměny studentů a mobilit pracovníků na základě bilaterálních či multilaterálních smluv,
(c) investičních projektů, které jsou administrovány jiným pracovištěm než Projektovou kanceláří,
(d) projektů realizovaných v rámci doplňkové činnosti.

1.3 Tato směrnice má celoškolní působnost a vztahuje se na všechny osoby účastnící se projektů v gesci Projektové kanceláře (zejména na osoby podílející se na přípravě či realizaci projektů) zejména na akademické pracovníky i další zaměstnance VŠE.

1.4 Touto směrnicí nejsou dotčena zvláštní pravidla upravující projektovou agendu (zejména vnitřní a jiné předpisy VŠE, směrnice, příkazy a opatření rektora a dále pravidla poskytovatele dotace závazná pro VŠE jako příjemce dotace, pravidla vyplývající z uzavřených smluv apod). Rektor je oprávněn určit specifický postup pro přípravu či realizaci jakéhokoliv projektu i způsob jeho řešení.

2 Základní pojmy

Diagram pro přípravu projektové žádosti

V případě, že některé osoby odmítnou v určitém kroku daný dokument podepsat, je třeba zapracovat jejich připomínky či odstranit chyby, aby bylo možné proces úspěšně dokončit.

Diagram pro realizaci projektu

V případě, že některé osoby odmítnou v určitém kroku daný dokument podepsat, je třeba zapracovat jejich připomínky či odstranit chyby, aby bylo možné proces úspěšně dokončit.

3  Obecné zásady

Kompetenční ustanovení

3.1 Každá osoba zapojená do projektových procesů je povinna řídit se právními předpisy, vnitřními a dalšími předpisy VŠE, touto směrnicí a dalšími směrnicemi, příkazy a opatřeními rektora a dále též pravidly poskytovatele dotace závaznými pro VŠE jako příjemce dotace, pravidly vyplývajícími z uzavřených smluv apod.

3.2 V záležitostech projektových procesů jedná a rozhoduje jménem VŠE rektor, nestanoví-li tato směrnice jinak. Rektor je oprávněn pověřit jednáním i rozhodováním v záležitostech projektových procesů dle této směrnice jinou osobu, a to zcela nebo zčásti. Pověření musí mít písemnou formu. V případě částečného pověření musí být příslušné části specifikovány.

3.3 Administraci projektů na VŠE zajišťuje Projektová kancelář (zejména v souladu s příkazem rektora č. 1/2018 – Zřízení pracoviště Projektová kancelář).

3.4 V záležitostech realizace projektu rozhoduje řešitel. Na projektu je vedoucím realizačního týmu na vymezené časové období, a jako takový je oprávněn vykonávat činnosti vztahující se k řízení projektu a realizačního týmu. Členové realizačního týmu jsou povinni řídit se jeho pokyny. Část svých kompetencí může delegovat na jiné osoby.

3.5 U všech celoškolních projektů a projektů s rozpočtem pro VŠE nad 10 mil. Kč řešitel pravidelně písemně informuje rektora o průběhu realizace a dosaženém pokroku v projektu ve frekvenci předkládání zpráv poskytovateli (průběžné, závěrečné zprávy a zprávy o udržitelnosti (dále „projektové zprávy“). Řešitel podává rektorovi včasné a spolehlivé informace o vzniku významných rizik a přijímaných opatřeních, o závažných odchylkách od plánu nebo větších změnách. Každý, kdo se na realizaci projektu podílí, dále bezodkladně informuje řešitele o jakékoliv skutečnosti, která by mohla ovlivnit řádné řešení projektu.

3.6 Kontaktní osobou projektu pro komunikaci s poskytovatelem je řešitel nebo jím určený člen realizačního týmu. Jestliže to elektronický systém pro podání žádosti poskytovatele umožňuje, uvede řešitel jako další kontaktní osobu určeného pracovníka Projektové kanceláře.

Předkládání dokumentace k podpisu rektora

3.7 Dokumentaci, která vzniká v průběhu přípravy či realizace projektu a vyžaduje podpis rektora (např. projektová žádost včetně příloh, smlouvy, zprávy o realizaci atd.), předkládá řešitel ke schválení rektorovi prostřednictvím Projektové kanceláře. Veškerá dokumentace předkládaná poskytovateli projde před podpisem rektora formální a obsahovou/věcnou kontrolou Projektové kanceláře.

3.8 Veškerou dokumentaci dle odstavce 3.7 předkládanou poskytovateli je třeba předložit Projektové kanceláři nejpozději 3 pracovní dny před termínem stanoveným k zaslání dokumentů poskytovateli. Řešitel nese odpovědnost za možné následky vyplývající z pozdního odevzdání dokumentace (zejména formální a obsahové nedostatky, nezískání podpisu rektora, pozdní odeslání dokumentace poskytovateli atd.).

3.9 Projektová kancelář předá dokumentaci bez zbytečného odkladu rektorovi.

3.10 Projektová kancelář archivuje kopii předkládané dokumentace v elektronické podobě za účelem sdílení know-how projektové agendy na VŠE.

3.11 Dokumentaci poskytovateli, případně koordinátorovi zasílá Projektová kancelář, nevyplývá-li z podmínek projektu něco jiného.

3.12 Podepsanou realizační smlouvu projektu spolu s řádně vyplněným registračním listem takové smlouvy předává řešitel bez zbytečného odkladu na Právní oddělení pro účely zajištění evidence na základě Příkazu rektora 2/2000 – Uzavírání smluv a jejich evidence na VŠE (v platném znění). Řešitel uvede mezi odpovědné osoby (garanty smlouvy) na registračním listu Projektovou kancelář (pk@vse.cz).

Režie

3.13 Režijní náklady k úhradě celoškolních nákladů (dále „celoškolní režie“) jsou stanoveny ve výši 10 % z přidělené dotace/grantu pro VŠE (bez kofinancování).

3.14 Umožňují-li to pravidla poskytovatele, celoškolní režie může být uhrazena zařazením zaměstnance, resp. části jeho pracovního úvazku, celoškolního obslužného útvaru (Projektová kancelář, Mzdové a personální oddělení apod.) na pracovní pozici hrazenou z finančních prostředků projektu.

3.15 Umožňují-li to pravidla poskytovatele, může být uplatněna režie na fakultu či celoškolní útvar řešitele (dále „fakultní režie“) nad rámec celoškolní režie. Za fakultní režii nese odpovědnost příslušná fakulta či celoškolní útvar.

4 Příprava projektu

Karta projektu

4.1 O záměru přípravy projektu řešitel bezodkladně písemně informuje Projektovou kancelář, svého bezprostředního nadřízeného a příslušného příkazce operace dle útvaru, kde má být projekt realizován. Pokud je poskytovatelem limitován počet předkládaných projektových žádostí nebo je žádost podávána v režimu de minimis, rozhoduje o výběru žádostí k podání rektor.

4.2 Řešitel vyplní a podepíše ke každému projektu Kartu projektu.

4.3 Řešitel předá Kartu projektu Projektové kanceláři s podpisy správce rozpočtu a děkana či vedoucího celoškolního pracoviště nejpozději 8 pracovních dnů před termínem ukončení příjmu žádostí, v případě zahraničních projektů, jichž se VŠE účastní v roli spoluřešitele, nejpozději 3 pracovní dny před termínem ukončení příjmu žádostí. Řešitel nese odpovědnost za možné následky vyplývající z pozdního odevzdání Karty projektu (zejména nezískání souhlasu kvestora či prorektora pro rozvoj a Corporate Relations s projektem).

4.4 Na základě řádně vyplněné a odevzdané Karty projektu zajistí Projektová kancelář bezodkladně její podpis ze strany kvestora a prorektora pro rozvoj a Corporate Relations. Prorektor pro rozvoj a Corporate Relations může požadovat úpravu projektového záměru.

4.5 Řešitel odpovídá za soulad informací na Kartě projektu s podanou projektovou žádostí. V případě podstatné změny údajů uvedených na Kartě projektu či v projektové žádosti odpovídá řešitel za písemné informování všech osob uvedených na Kartě projektu.

4.6 Karta projektu je archivována v Projektové kanceláři. Na základě předložené Karty projektu zadává Projektová kancelář informace o projektu do Databáze projektů mimo vědu a výzkum.

Příprava projektové žádosti

4.7 Řešitel při zpracování projektové žádosti odpovídá zejména za odbornou, obsahovou i formální stránku a proveditelnost projektu v požadované kvalitě, navržených termínech a dle navrženého rozpočtu. Řešitel dále odpovídá za specifikaci potřebné pracovní kapacity dle plánovaného zapojení členů realizačního týmu a návrhy potřebných úprav pracovněprávních vztahů.

4.8 Řešitel odpovídá za zahrnutí stanovené výše celoškolní či fakultní režie do rozpočtu projektu (odstavce 3.13 až 3.15), umožňují-li to pravidla poskytovatele.

4.9 U projektu s rozpočtem pro VŠE nad 10 mil. Kč je, zejména z důvodu kontroly dodržení metodiky, členem přípravného i realizačního týmu pracovník Projektové kanceláře.

4.10 V případě využívání elektronického systému pro podání žádosti řešitel zajistí přístupová práva k projektu také určenému pracovníkovi Projektové kanceláře, a to nejméně s oprávněním umožňujícím úpravy a správu přístupů (role „editor“ a „zástupce správce přístupů“), je-li VŠE jediným řešitelem nebo koordinátorem, a nejméně s oprávněním k úpravám (role „čtenáře/editora“), je-li VŠE spoluřešitelem.

Podání projektové žádosti poskytovateli

4.11 Projektovou žádost zasílá poskytovateli (případně její část koordinátorovi) Projektová kancelář, nevyplývá-li z podmínek projektu něco jiného. O této skutečnosti informuje řešitele, který následně o podání projektové žádosti informuje případné další subjekty zapojené do projektu.

4.12 Bez zbytečného odkladu po zaregistrování žádosti u poskytovatele řešitel zašle Projektové kanceláři registrační číslo projektu přidělené poskytovatelem, a to v případě, že Projektová kancelář nemá k této informaci přístup.

4.13 Řešitel po obdržení rozhodnutí poskytovatele bez zbytečného odkladu písemně informuje o schválení/neschválení projektu svého bezprostředního nadřízeného a Projektovou kancelář, pokud ta nemá k této informaci přístup.

4.14 Dojde-li ve schválené projektové žádosti ke změně údajů, zaznamená Projektová kancelář tuto aktualizaci na Kartu projektu. Řešitel změny podepíše s uvedením data změny. Projektová kancelář následně o schválení projektu písemně informuje osoby podepsané na Kartě projektu a Ekonomický odbor.

4.15 Pokud projekt nebyl vybrán k podpoře, zašle řešitel Projektové kanceláři bez zbytečného odkladu vyjádření poskytovatele (hodnotitele/ů) k důvodům neschválení, a to v případě, že Projektová kancelář nemá k těmto informacím přístup.

Specifika přípravy celoškolních projektů

4.16 Projektový manažer odpovídá za metodické vedení přípravného týmu, za zpracování projektové žádosti v součinnosti s fakultami či celoškolními pracovišti a za formální stránku projektu. Ostatní odpovědnosti dle odstavce 4.7 nesou fakulty či celoškolní pracoviště zapojená do přípravy projektu.

4.17 Projektový manažer zajistí uzavření tzv. projektových rámců, v nichž budou jednoznačně definovány závazky každé fakulty či celoškolního pracoviště participujícího na projektu. V případě schválení projektové žádosti aktualizuje projektový manažer projektové rámce a předá jejich podepsané kopie na Ekonomický odbor.

4.18 Podpisem projektového rámce děkan fakulty či vedoucí celoškolního pracoviště potvrzuje, že projekt je v souladu s koncepcí a cíli fakulty či celoškolního pracoviště VŠE. Správce rozpočtu svým podpisem vyjadřuje souhlas s finančním zabezpečením a případným spolufinancováním projektového záměru z rozpočtu dané součásti VŠE.

5 Schválení a realizace projektu

Schválení projektu

5.1 Smlouvu o realizaci projektu (smlouvu s poskytovatelem, případně smlouvu s jiným subjektem či tzv. partnerskou smlouvu) uzavírá jménem VŠE rektor.

5.2 Na základě oznámení o schválení projektu požádá Projektová kancelář Ekonomický odbor o založení samostatné zakázky projektu v ekonomickém informačním systému. Ekonomický odbor následně sdělí číslo zakázky Projektové kanceláři a řešiteli.

Základní odpovědnosti při řízení projektů

5.3 Řešitel je odpovědný za realizaci projektu z hlediska odborné, obsahové/věcné a formální stránky a za dosažení cílů a výstupů projektu v požadované kvalitě, rozsahu, termínech a v rozpočtových omezeních včetně kontroly finančních údajů a za řízení rizik.

5.4 Projektový manažer celoškolního projektu odpovídá za řízení projektu v součinnosti s fakultami či celoškolními pracovišti v souladu s projektovým rámcem, resp. proběhlými změnovými řízeními, za kontrolu finančních údajů, řízení rizik a za formální stránku projektu. Za odbornou, obsahovou/věcnou stránku a dosažení cílů a výstupů projektu nesou odpovědnost fakulty či celoškolní pracoviště zapojená do projektu.

5.5 Řešitel je odpovědný za zpracování projektových zpráv a případných změnových řízení dle pravidel poskytovatele, jejich obsahovou/věcnou a formální správnost a včasné předkládání.

5.6 Finanční údaje uvedené v projektových zprávách předkládaných poskytovateli potvrzují řešitel a správce rozpočtu svými podpisy. To se nevztahuje na celoškolní projekty.

5.7 Řešitel odpovídá za poskytování včasných, pravdivých a úplných informací z hlediska realizace projektu příkazci operace a správci rozpočtu.

5.8 Příkazce operace a správce rozpočtu jsou ve vztahu k projektu odpovědni za úkony dle Směrnice rektora SR 7/2008 – Kontrolní řád (v platném znění). Příkazce operace a správce rozpočtu si mohou vyžádat potvrzení správnosti údajů ve vztahu k obsahu projektu parafováním dokumentů řešitelem nebo jinými osobami.

5.9 V případě ukončení pracovněprávního vztahu mezi řešitelem a VŠE či v případě nemožnosti plnit roli řešitele z jiných objektivních důvodů přechází povinnosti řešitele na osobu určenou vedoucím pracoviště, kde je projekt realizován. Změnu řešitele bez zbytečného odkladu nahlásí vedoucí pracoviště Projektové kanceláři.

Čerpání finančních prostředků

5.10 Po dobu řešení projektu musí být zamezeno dvojímu financování projektových aktivit. Při realizaci projektu nebo v době jeho udržitelnosti zajistí řešitel/ projektový manažer, že na stejné způsobilé výdaje nebo jejich část není čerpána a ani do budoucna nebude nárokována jiná forma podpory.

5.11 Veškeré účetní operace spojené s projektem se vedou pod přiděleným číslem zakázky. Řešitel informuje zejména Ekonomický odbor o nutnosti zřízení zvláštních účtů, způsobech účtování, označení účetních dokladů apod. a zajistit řádné dokladování čerpání finančních prostředků podle pravidel poskytovatele.

5.12 Z projektových prostředků lze hradit pouze způsobilé náklady spojené s řešením projektu. Náklady projektu, které nebyly poskytovatelem uznány jako způsobilé nebo nebyly poskytovatelem uhrazeny, včetně sankcí za porušení rozpočtové kázně vzniklých v průběhu realizace či po skončení projektu, jsou připsány k tíži fakulty či celoškolního pracoviště dle příslušnosti příkazce operace v případě řešitelských projektů či daného neuznatelného výdaje dle Projektového rámce v případě celoškolních projektů. Úhradu neuznatelných nákladů, případně sankcí, zajistí správce rozpočtu příslušného útvaru na základě informace od řešitele.

5.13 Vyžádá-li si to příkazce operace nebo správce rozpočtu, potvrdí řešitel v souladu se Směrnicí rektora 6/2008 – Systém řízené dokumentace (v platném znění) u objednávek, příkazů k vystavení objednávek, likvidačních listů faktur, podkladů pro uzavření pracovních smluv a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr členů realizačního týmu, že výdaje jsou v souladu s pravidly poskytovatele. Pokud toto vyžádáno není, je po dohodě se správcem rozpočtu řešitel oprávněn stanovit limit na výši výdajů, od kterého na daném projektu vždy potvrzuje soulad s pravidly poskytovatele.

5.14 Řešitel uplatňuje požadavky na materiál a služby v souladu s platnou legislativou, pravidly poskytovatele pro výběr dodavatelů a předpisy VŠE. Za poskytnutí podkladů k zajištění výběrových řízení je odpovědný řešitel.

5.15 Řešitel je odpovědný za předání informací ke specifickému uzavírání smluv a zpracování pracovněprávních dokumentů vzhledem k pravidlům poskytovatele a za ověření dosavadní výše nebo přípustnosti plánovaných úvazků členů týmu u Mzdového a personálního oddělení. Mzdové a personální oddělení poskytne data o výši celkového úvazku.

5.16 Pracovník zaměstnaný na projektu, ke kterému se vztahují úvazkové limity, je odpovědný za jejich dodržení a za poskytnutí informace řešiteli a všem dotčeným osobám. To platí i o velikosti úvazků u dalších subjektů zapojených do projektu.

5.17 Mzdové a personální oddělení ověří každý měsíc před zpracováním výplat celkovou výši úvazku u jednotlivých členů realizačního týmu u dotčených projektů. V případě zjištěného konfliktu informuje řešitele.

5.18 Řešitel respektuje termíny účetní uzávěrky VŠE a ukončí čerpání projektových prostředků ve vyhlášeném termínu.

5.19 Za závěrečné vyúčtování odpovídá řešitel podle požadavků poskytovatele včetně zahrnutí veškerých relevantních čerpaných nákladů projektu.

Spolupráce na projektech s dalšími subjekty

5.20 Podílí-li se na řešení projektu VŠE pracovník z jiné organizace nebo stane-li se pracovník VŠE spoluřešitelem projektu přiděleného jiné organizaci, uzavírá VŠE s touto organizací smlouvu o spolupráci (partnerskou smlouvu). V partnerské smlouvě musí být ošetřena rizika a jejich minimalizace pro VŠE, zejména ustanovení o předávání podkladů, projektových výstupů a proplácení finančních prostředků na jejich základě.

5.21 Kontakt se subjekty zapojenými do projektu zajišťuje řešitel. Pokud je VŠE koordinátorem projektu, dává řešitel pokyn Ekonomickému odboru k převodu podílu z projektových prostředků na organizaci spoluřešitele dle podmínek partnerské smlouvy.

6 Ukončení projektu, udržitelnost a archivace

6.1 Projekt je ukončen schválením závěrečné zprávy a vyúčtování, ukončením financování nebo rozhodnutím rektora. Příslušný prorektor, popř. vedoucí pracovník pracoviště posuzuje naplnění cílů daného projektu.

6.2 Schválení závěrečné zprávy a ukončení projektu oznamuje řešitel písemně svému bezprostřednímu nadřízenému a Projektové kanceláři, pokud tato nemá k této informaci přístup. Projektová kancelář následně informuje osoby podepsané na Kartě projektu a Ekonomický odbor.

6.3 Řešitel do 30 dnů od odeslání závěrečné zprávy vyplní Projektové kanceláři elektronický dotazník, tzv. Zpětnou vazbu z projektu (Lessons learned).

6.4 V případě změny podmínek pro řešení projektu, která ohrožuje nebo znemožňuje splnění jeho cílů a výstupů, může rektor či děkan změnit realizační tým nebo předčasně ukončit řešení projektu, a to na základě písemné žádosti řešitele nebo z vlastního rozhodnutí. V případě úmyslu ukončit projekt z vlastního rozhodnutí projedná rektor či děkan svůj záměr s řešitelem s dostatečným předstihem, aby bylo možné případně zajistit nápravu. Projektová kancelář ve spolupráci s řešitelem projedná možnost a způsob předčasného ukončení projektu s poskytovatelem.

Udržitelnost

6.5 Po ukončení řešení projektu je řešitel odpovědný za zajištění udržitelnosti projektu v součinnosti s dalšími pracovišti VŠE, včetně Projektové kanceláře.

6.6 Veškeré náklady spojené s udržitelností projektu jsou financovány fakultou či celoškolním pracovištěm, které aktivitu vyžadující udržitelnost realizuje v průběhu řešení projektu.

Archivace

6.7 Dokumentace pro archivaci ukončeného projektu obsahuje minimálně dokumenty, které byly předloženy všem externím organizacím v souvislosti s projektem a které poskytovatel zavázal příjemce uchovávat, tj. zejména:

• projektovou žádost, včetně příloh, smluv, rozhodnutí a dodatků,
• zprávy o realizaci a žádosti o platbu, včetně příloh, připomínek a jejich vypořádání,
• pracovní výkazy,
• informace o pokroku v realizaci, pokud byly předloženy poskytovateli,
• závěrečnou zprávu, včetně příloh, připomínek a jejich vypořádání,
• závěrečné vyúčtování,
• závěrečné hodnocení, resp. zápis ze závěrečné kontroly, byla-li prováděna,
• zápisy z auditů, byly-li prováděny,
• zprávy o udržitelnosti, pokud má projekt udržitelnost.

6.8 Veškerou dokumentaci, vyjma té, která se archivuje samostatně dle předpisů VŠE, archivuje řešitel. Po ukončení projektu může řešitel předat dokumentaci do centrální spisovny.
6.9 Lhůtu pro archivaci stanoví pravidla poskytovatele, platná legislativa a předpisy VŠE. Řešitel je odpovědný za předání informací o lhůtě pro archivaci dotčeným osobám.

7 Kontrola a audit

7.1 Pro účely této směrnice je pod pojmem kontrola míněna kontrola ze strany poskytovatele, veřejnosprávní kontrola, finanční kontrola, jakož i ostatní typy aplikace kontrolních mechanismů stanovených právními předpisy či pravidly poskytovatele.

7.2 Řešitel je odpovědný za vedení operativní evidence a auditní stopy pro případ kontroly ke všem definovaným indikátorům a výstupům projektu (tj. zejména vedení průkazné dokumentace, včetně např. fotodokumentace apod.). Pracoviště zapojená do projektu poskytnou součinnost dle pokynů řešitele.

7.3 Za kompletaci a revizi všech věcných relevantních podkladů pro účely kontroly odpovídá řešitel. Při přípravě dokumentace předkládané ke kontrole s ním spolupracují Projektová kancelář, Ekonomický odbor, Mzdové a personální oddělení, Právní oddělení a další dotčená pracoviště.

7.4 S výsledkem kontroly řešitel bezprostředně obeznámí dotčená pracoviště. V případě kontrolou zjištěných nedostatků zajistí jejich odstranění pracoviště, které je způsobilo. Řešitel odpovídá za kontrolu odstranění těchto nedostatků.

8 Ustanovení společná, přechodná a závěrečná

8.1 Kontrolu dodržování této směrnice provádí prorektor pro rozvoj a Corporate Relations. V případě neplnění požadavků a podmínek této směrnice nebo zjištění jiných závažných pochybení informuje prorektor pro rozvoj a Corporate Relations rektora. Ten takové pochybení projedná s příslušným děkanem či vedoucím celoškolního pracoviště řešitele. Bude-li i poté neplnění požadavků této směrnice pokračovat, předá prorektor pro rozvoj a Corporate Relations návrh na změnu řešitele či konkrétního pracovníka děkanovi či rektorovi. V případě celoškolních projektů zváží prorektor pro rozvoj a Corporate Relations na návrh projektového manažera ukončení, přerušení či změnu dílčí části projektu pracoviště, které požadavky směrnice neplní.

8.2 Tato směrnice se vztahuje i na projekty, jejichž realizace započala, ale neskončila před nabytím účinnosti této směrnice, a to ode dne nabytí účinnosti této směrnice.

8.3 Výjimky z této směrnice písemně určuje rektor, v případě odstavce 3.13 též kvestor.

8.4 Ruší se směrnice rektora SR 3/2010 Zásady vyřizování projektové agendy na VŠE (mimo projekty financované z prostředků na VaV a projektů z FRVŠ).