Účetní uzávěrka roku 2025 (PK 2/2025)

Anotace

V souvislosti s hospodářským ukončením roku je bezpodmínečně nutné dodržet následující harmonogram a zásady. Děkan fakulty, případně ředitel další součásti může na základě svých potřeb stanovit dřívější termín k předání dokladů, který oznámí ekonomickému odboru (EO).

1. Čerpání odměn a ostatních osobních nákladů (OON)

Vedoucí pracovníci se správci rozpočtu jsou povinni veškeré odměny (dohody, autorské honoráře apod.) doručit na MPO tak, aby mohly být dodrženy termíny závazné pro VŠE a termín zpracování mezd za prosinec 2025. Čerpání odměn a OON z grantů a ostatních účelových prostředků ukončit a předat na MPO do 24. 11. 2025. Návrhy na vyplacení odměn a OON z příspěvku a z doplňkové činnosti je nutno předat nejpozději dne 12. 12. 2025 na MPO.

2. Nové nástupy a změny pracovních poměrů, DPP a DPČ

Fakulty i rektorátní pracoviště jsou povinny kompletní schválenou dokumentaci k nástupům, změnám pracovních poměrů a nových DPP/DPČ s počátkem účinnosti v období mezi 1. 1. 2026 – 15. 1. 2026 doručit MPO nejpozději 12. 12. 2025.

3. Vyúčtování záloh vydaných v hotovosti, z bankovního účtu a výdajů služební platební kartou

Vedoucí pracovníci se správci rozpočtu jsou povinni zajistit u svých pracovníků vyúčtování provozních záloh všech druhů (služební cesty, stálé, jednorázové, drobné nákupy apod.) tak, aby vyúčtování s vratkou nespotřebovaných finančních prostředků bylo předloženo EO do 12. 12. 2025. Po tomto datu bude zastaveno vydávání provozních záloh na výdaje roku 2025. Nevyúčtované zálohy v daném termínu budou sraženy z platů příslušných pracovníků za měsíc prosinec 2025. Zálohy na akce začínající po 1. 1. 2026 budou vydávány od 5. 1. 2026. Výdaje ze služební platební karty roku 2025 je nutné vyúčtovat nejpozději do 8. 1. 2026.

4. Vyúčtování pracovních cest

Vyúčtování pracovních cest uskutečněných v roce 2025 musí být na EO předána do 12. 12. 2025. Vyúčtování pracovních cest ukončených po 12. 12. 2025 a předem oznámených EO formou cestovního příkazu prostřednictvím aplikace Cestovní příkazy (intranetový portál zam.vse.cz) musí být předána na EO do 3 pracovních dnů po ukončení cesty nejpozději však do 2. 1. 2026. Zálohy na pracovní cesty začínající po 1. 1. 2026 budou vypláceny od 5. 1. 2026.

5. Faktury došlé za plnění přijatá v roce 2025

V zájmu hladkého průběhu účetní uzávěrky a inventur roku 2025 je nutno při likvidaci přijatých faktur za majetek v evidenci VŠE postupovat v souladu s interními směrnicemi: systém řízené dokumentace, evidence, oceňování a správa majetku a příkazy k inventarizaci. K tomu, aby mohl být doklad proplacen z prostředků roku 2025 a zaevidován pro inventarizaci k 31. 12. 2025, je nutno jej předat řádně zlikvidován k úhradě do finanční účtárny nejpozději takto:

• faktury hrazené z investiční dotace do 05. 12. 2025
• faktury hrazené z grantů a ostatních účelových prostředků do 5. 12. 2025
• faktury za majetek v evidenci do 12. 12. 2025
• ostatní faktury a doklady k výdeji peněžních prostředků do 12. 12. 2025

Za včasné předání faktur k úhradě odpovídají správci rozpočtu. Je bezpodmínečně nutné, aby veškeré výdaje z dotací a ostatních účelových zdrojů byly uskutečněny v roce 2025 (poslední bankovní převod roku 2025 bude zpracován dne 19. 12. 2025). Za případné postihy a penále odpovídá pracovník, který pozdní úhradu způsobil. Moduly evidence majetku a zásob budou pro potřeby inventur uzavřeny k 19. 12. 2025, po tomto datu již nebude možné provést žádný příjem a výdej majetku v evidenci.

6. Faktury vydané za poskytnutá plnění v roce 2025

Podklady pro faktury vydané k zaúčtování prodeje majetku roku 2025 je nutno předat nejpozději do 12. 12. 2025. Podklady pro faktury vydané k zaúčtování příjmů (výnosů) roku 2025 je nutno předat nejpozději do 12. 12. 2025. Plánovaná plnění roku 2025 poskytnutá po tomto datu je nutno oznámit vedoucímu EO a podklady k fakturaci předat EO nejpozději do 8. 1. 2026.

7. Stipendia

Veškerá stipendia z přidělených prostředků roku 2025 předat předepsaným způsobem na EO, v běžném termínu výplaty prosincových stipendií, nejpozději 5. 12. 2025, ubytovací a sociální stipendia v elektronické podobě nejpozději dne 19. 12. 2025. Termín pro případné výplaty stipendií ze zůstatku účelových prostředků oznámených poskytovatelem v prosinci 2025 bude správcům rozpočtu operativně sdělen vedoucím EO, tak aby výplata proběhla nejpozději 19. 12. 2025.

8. Ostatní interní doklady

Veškeré ostatní interní doklady (pouze proúčtování nákladů časově a věcně souvisejících s rokem 2025, ne peněžní výdaj), je nutné předat EO nejpozději do 9. 1. 2026.

9. Vyúčtování grantů a účelových prostředků

Vyúčtování grantů a ostatních účelových prostředků vyžadující případné vratky poskytovatelům za rok 2025 (odsouhlasené poskytovatelem) předá příslušný správce rozpočtu vedoucímu EO do 12. 12. 2025, jinak budou vedeny jako nevyčerpané. Případný zákonem a pravidly poskytovatele umožněný přesun prostředků do následujícího roku (fondu účelových prostředků) bude zúčtován na předepsaném formuláři v minimální výši 10.000,- Kč se zdůvodněním přesunu, formulář je nutno doručit na EO nejpozději do 16. 1. 2026.

10. Časové rozlišení nákladů a výnosů

Časové rozlišení nákladů a výnosů (příjmů a výdajů) roku 2025 za jednotlivé akce předá správce rozpočtu na EO do 16. 1. 2026 na předepsaných formulářích se zdůvodněním účelu a termínem čerpání jednotlivých položek v minimální výši 10.000,- Kč. U výnosů musí být uvedena celková částka příjmů za rok 2025 a z toho částka výnosů věcně a časově souvisejících s rokem 2026. Ve všech ostatních případech budou nevyúčtované prostředky podrobeny dani z příjmu dle zákona č. 586/1992 Sb. v platném znění. U zdrojů hlavní činnosti je odůvodněnost časového rozlišení nákladů a výnosů posuzována s ohledem na pravidla poskytovatele prostředků a dodržení časové souvislosti příjmů a výdajů. Časové rozlišení není nutno používat u opakujících se výdajů, které splňují podmínky ČÚS č. 019.

11. Vyúčtování vystavených objednávek

Vystavené objednávky, které nejsou vyúčtovány k 31. 12. 2025 a již nebudou realizovány je nutno vystornovat v systému iFIS. Seznam platných objednávek roku 2025, které budou čerpány v roce 2026 předat s termínem realizace na EO nejpozději do 8. 1. 2026.

Ostatní případy, které vyplynou ze zpracování účetní uzávěrky a nejsou upraveny v předchozích bodech, lze řešit pouze se souhlasem vedoucího EO.