Uzavírání smluv a jejich evidence na VŠE (PR 2/2000)

Anotace

I.

Ve smyslu závěrů auditu za rok 1999 zavádí se centrální evidence všech smluv uzavřených na VŠE. Počínaje rokem 2000 budou všechny smlouvy, uzavřené jak v hlavní tak doplňkové činnosti, jednotně evidovány a založeny na právním oddělení, a to v originále spolu s příslušnými dokumenty, jak vyplývá z interních předpisů VŠE (např. SR 6/2008 Systém řízené dokumentace, SR 21/2007 Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE a Jednací řád Hodnotící komise atp.) vyjma smluv uvedených v čl. IV.

II.

V § 24 odst. 1 zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), v platném znění je dáno právo orgánům fakulty rozhodovat nebo jednat jménem vysoké školy v taxativně vymezených oblastech, týkajících se fakulty; konkrétně se jedná o tyto případy:

a) tvorba a uskutečňování studijních programů,

b) zaměření a organizace vědecké, výzkumné, vývojové a inovační, umělecké nebo další tvůrčí činnosti,

c) pracovněprávní vztahy,

d) habilitační řízení a řízení ke jmenování profesorem v rozsahu stanoveném tímto zákonem,

e) zahraniční styky a aktivity,

f) ustavování samosprávných akademických orgánů fakulty a vnitřní organizace fakulty, pokud tento zákon nestanoví jinak,

g) nakládání s přidělenými finančními prostředky,

h) doplňková činnost a nakládání s prostředky získanými z této činnosti.

Dále se jedná o případy uzavírání těchto smluv:

• darovacích, ve kterých finanční plnění pro fakultu nepřesáhne částku 50 000,- Kč,
• licenčních, kdy plnění ze smlouvy se týká výhradně fakulty a
• závazky mlčenlivosti, pokud tyto směřují do plnění v rámci doplňkové činnosti.

V případě uzavírání smluv musí být vedle VŠE uvedena i fakulta jako smluvní strana. Podepisuje-li smlouvu jiná osoba než děkan fakulty, musí být ke smlouvě doloženo zmocnění této osoby, není-li zastupování děkana upraveno ve Statutu fakulty.

Kvestor je oprávněn činit jménem VŠE úkony, jejichž rozsah je dán Opatřením rektora vydaným v souladu s § 16 odst. 1 zákona o vysokých školách resp. uzavírat smlouvy v oblastech obchodních, správních, občansko-právních kromě případů nakládání s nemovitým majetkem ve smyslu §m 15 odst. 1 písm. a/, c/ a d/ citovaného zákon.

V ostatních případech je toto oprávnění plně v dispozici rektora, případně osob jím pověřených.

Ve smlouvě musí být vždy v záhlaví uvedena za VŠE osoba-zaměstnanec, který je odpovědný za věcné plnění.

Jednotná evidence takto uzavřených smluv (originálů) je vedena na právním oddělení.

III.

Právní oddělení spravuje originály smluv s tím, že jejich evidenci vede v digitální podobě ve Finančně ekonomickém systému (iFIS), dále zajišťuje jejich archivaci.

Všechny smlouvy musí být na právní oddělení předány bezodkladně po jejich uzavření.

IV.

Toto opatření se v části I. a III. netýká těchto smluv:

• pracovněprávních, které eviduje resp. zakládá do osobních spisů příslušných zaměstnanců Mzdové a personální oddělení
• se studenty placených oborů v anglickém jazyce (§ 58 odst. 5 zákona o vysokých školách), které jsou evidovány u příslušného koordinátora
• o studiu letní školy na vlastní náklady, které jsou evidovány na příslušné fakultě
• o vykonání odborné praxe studentů, které jsou evidovány na příslušné fakultě
• se studenty vysílanými do zahraničí v rámci programu Erasmus, které jsou evidovány na Zahraničním oddělení
• o spolupráci se zahraničními partnerskými školami a institucemi, které jsou evidovány na Zahraničním oddělení
• grantové smlouvy na projekty v rámci programu Erasmus+, které jsou evidovány na Zahraničním oddělení
• licenčních nakladatelských a autorských, které eviduje Nakladatelství Oeconomica
• licenčních nakladatelských a autorských, které eviduje Vědecká ediční činnost
• o ubytování na kolejích VŠE, které eviduje Správa účelových zařízení