Zásady vyřizování projektové agendy na VŠE (mimo projekty financované z prostředků na VaV a projektů z FRVŠ) (SR 3/2010)
verze: 1
Tento předpis již není platný! Datum konce platnosti: 30. listopadu 2021 Zobrazit novější předpis...
Anotace
Tato směrnice, která se vztahuje na všechny návrhy projektů vyžadující podpis statutárního orgánu VŠE, mimo projektů financovaných z prostředků na výzkum a vývoj a mimo projektů Fondu rozvoje vysokých škol, stanoví závazné postupy při vyřizování této projektové agendy na VŠE, od předkládání návrhu projektu, uzavření smlouvy, evidenci projektů, schvalování zpráv o průběhu projektu a až po postupy pro čerpání přidělených prostředků.Zpracovatel: | Přezkoumal: | Schválil: | |
---|---|---|---|
Jméno: | doc. Ing. Jakub Fischer, Ph.D. | prof. Ing. Richard Hindls, CSc., dr.h.c. | |
Útvar/funkce: | prorektor pro strategii | rektor | |
Datum: | 7. 12. 2010 | 8. 12. 2010 | |
Podpis: | doc. Ing. Jakub Fischer, Ph.D., v.r. | prof. Ing. Richard Hindls, CSc., dr.h.c., v.r. | |
Platnost od: | 28.6.2010 | Platnost do: | |
Účinnost od: | 1.7.2010 | Účinnost do: |
1. Základní ustanovení
Tato směrnice se vztahuje na všechny návrhy projektů vyžadující podpis statutárního orgánu VŠE, mimo projektů financovaných z prostředků na výzkum a vývoj a mimo projektů Fondu rozvoje vysokých škol.
Tato směrnice stanoví závazné postupy při předkládání návrhu projektu, uzavření smlouvy, evidenci projektů, schvalování zpráv o průběhu projektu a postupy pro čerpání přidělených prostředků.
Zásady, postupy a pojmy uvedené v této směrnici jsou závazné pro interní vyřizování projektové agendy v rámci VŠE. Ve styku s jednotlivými poskytovateli je zpravidla nutno přizpůsobit je zásadám a zvyklostem příslušného poskytovatele.
2. Základní pojmy a informace
Pojem | Výklad |
Karta projektu | je uvedena v příloze č. 1. Stručně shrnuje základní informace o projektové přihlášce (projektu) a dokládá jednak závazek řešitele, že je za projekt vůči VŠE odpovědný a jednak garanci fakulty (celoškolského pracoviště) o zajištění případných finančních nároků na spolufinancování ze strany VŠE a o odborném a materiálně-technickém zabezpečení projektu. Karta projektu se přikládá ke každému projektovému návrhu. |
Navrhovatel – řešitel projektu | je vedoucím pracovního týmu jmenovitě uvedeného v projektové přihlášce. Odpovídá poskytovateli i nositeli za věcnou i odbornou stránku řešení projektu a za řádné čerpání projektových prostředků. |
Koordinátor | činnost koordinátora zajišťuje sekretariát prorektora pro strategii VŠE |
3. Zásady vyřizování projektové agendy na VŠE
1. Statutárním zástupcem VŠE oprávněným jednat a rozhodovat ve věci projektových návrhů a projektů za VŠE je rektor. Rektor může pověřit touto činností prorektora pro strategii. Obsahové a koncepční otázky navrhování projektu jsou projednávány v rámci fakulty nebo celoškolského pracoviště.
2. Agendu spojenou s interním schvalováním návrhu, evidencí a s čerpáním grantových prostředků, zajišťuje v rámci VŠE koordinátor projektů (dále jen koordinátor). Prostřednictvím koordinátora předkládají navrhovatelé resp. řešitelé ke schválení statutárním orgánem VŠE tj. rektorem VŠE (dále jen rektor) přihlášky, smlouvy a závazné písemnosti předávané poskytovatelem a další materiály související s grantovými projekty.
3. Koordinátor tyto materiály posuzuje z hlediska formální správnosti podle požadavků poskytovatelů a směrnic VŠE a využívá je k evidenci, ke zpracování souhrnných přehledů a hodnocení. Koordinátor rovněž archivuje materiály související s návrhy projektů a řešenými projekty.
4. Postup při předkládání návrhu projektu
1. Návrh projektu vypracovává navrhovatel ve formě požadované příslušnou agenturou. Při jeho zpracování je povinen respektovat požadavky a ostatní náležitosti včetně způsobu stanovení režií podle pravidel poskytovatele a pravidel rozpočtu VŠE.
2. Tento návrh spolu s vyjádřením děkana/vedoucího celoškolského pracoviště na kartě projektu předkládá navrhovatel prostřednictvím koordinátora rektorovi nejpozději 8 pracovních dnů před termínem stanoveným k podání přihlášky, pokud není stanoven jiný termín.
3. Návrh projektu podává navrhovatel poskytovateli, kopii tohoto návrhu předává koordinátorovi. V případě většího počtu návrhů jednomu poskytovateli zajistí koordinátor možnost hromadného podání návrhů za VŠE.
5. Uzavření smlouvy
1. Smlouvu o řešení projektu uzavírá s poskytovatelem jménem VŠE rektor, který může pověřit touto činností prorektora pro strategii. Někteří poskytovatelé požadují navíc stvrzení smlouvy podpisem řešitele.
2. Poskytovatel zasílá smlouvu k podpisu rektorovi buď přímo, nebo prostřednictvím řešitele. Zprostředkovává-li kontakt mezi poskytovatelem a VŠE řešitel, zajistí prostřednictvím koordinátora postup dle předchozího odstavce.
3. Uzavřenou smlouvu spolu s řádně vyplněným registračním listem předá řešitel případně koordinátor na právní oddělení, které zajistí její evidenci do iFIS; o této skutečnosti pak vyrozumí dotčená pracoviště.
6. Dílčí a závěrečné zprávy
1. Dílčí nebo závěrečnou zprávu (dále jen zprávu), na jejímž základě poskytovatel kontroluje průběh řešení projektu, zpracovává řešitel. Prostřednictvím koordinátora ji předkládá ke schválení rektorovi, a to nejpozději 8 pracovních dnů (pokud není stanoven jiný termín) před termínem stanoveným k podání zprávy poskytovateli.
2. Koordinátor prověřuje formální správnost zprávy, zejména údaje o čerpání finančních prostředků, uvedené ve zprávě a to ve vazbě na projektovou smlouvu a na sestavy o čerpání.
3. Schválenou zprávu předává (zasílá) řešitel příslušnému poskytovateli. V případě většího počtu zpráv jednomu poskytovateli zajistí koordinátor možnost hromadného podání zpráv za VŠE.
7. Projektové finanční prostředky
1. Projektové prostředky lze čerpat pouze na základě podepsané projektové smlouvy a po přidělení interního čísla zakázky, pod kterým se vedou veškeré plánovací, evidenční a účetní operace spojené s projektem.
2. Z projektových prostředků lze hradit pouze uznané náklady spojené s řešením projektu, a to věcné náklady, mzdové náklady a investice. Všechny finanční požadavky musí být v projektovém návrhu podrobně rozepsány.
3. Za hospodaření s projektovými prostředky odpovídají řešitelé.
4. Příkazcem operace a správcem rozpočtu jsou osoby uvedené v Kontrolním řádu (SR 07/2008).
5. Řešitel uplatňuje požadavky na materiál a služby podle organizační směrnice VŠE – SR 21/2007 Smluvní zajišťování dodávek, služeb a stavebních prací na VŠE a v souladu se směrnicí č. SR 06/2008 Systémem řízené dokumentace. Využívá při tom běžným způsobem administrativně-správní aparát kateder, fakult, celoškolských pracovišť ap., který zajišťuje předání žádanek, faktur a dalších dokladů na příslušné útvary rektorátu.
6. Čerpání mzdových prostředků (MP) a ostatních osobních nákladů (OON) je možné zásadně v souladu se statutem VŠE, vnitřním mzdovým předpisem a pravidly příslušného poskytovatele (u některých agentur až po odevzdání práce a oponentuře či po vypracování dílčí zprávy).
7. Termín pro odeslání závěrečné zprávy stanovený poskytovatelem a vyúčtování nemusí být totožný s účetní uzávěrkou na VŠE, která zpravidla probíhá dříve. Řešitelé musí tuto skutečnost respektovat a počítat s ukončením čerpání projektových prostředků ve vyhlášeném termínu (zpravidla do konce listopadu).
8. Spolupráce na návrzích projektů
1. Podílí-li se na řešení projektu VŠE pracovník(ci) z jiné organizace, nebo stane-li se naopak pracovník(ci) VŠE spoluřešitelem projektu přiděleného jiné organizaci, uzavírá rektor s touto organizací smlouvu o spolupráci, kterou zpracuje řešitel ve spolupráci s právním oddělením.
2. Řešitel dává pokyn pracovníkovi EO k převodu podílu z projektových prostředků na organizaci spoluřešitele, pokud je tento závazek součástí smlouvy.
3. Kontakt mezi oběma organizacemi zajišťuje pracovník VŠE – řešitel (spoluřešitel), který zajistí předání uzavřené smlouvy o spolupráci v jednom vyhotovení na právní oddělení, které smlouvu zaeviduje a informaci o tom rozešle dotčeným pracovištím VŠE.
4. Čerpání finančních prostředků převedených organizací řešitele na VŠE podléhá stejným zásadám jako u projektů VŠE.
9. Závěrečná ustanovení
Kontrolou dodržování této směrnice je pověřen prorektor pro strategii, který zjištěné závažné nedostatky hlásí rektorovi.
L I S T Z M Ě N: | |||
Číslo změny | Strany, na kterých se mění předpis | Předmět změny – název dodatku | Schváleno, datum: |
1/1 | 5 | Změna Přílohy č. 1 | 9.12.2010 |